テレワークのやり方を知りたい。これまでテレワークをやったことがなくて初めてテレワークをする方。テレワークをするときに必要なツールについて知りたい方へ。
この記事ではテレワークのやり方や必要な道具について解説します。
テレワークとは
初めに、この記事で解説するテレワークとは何なのか確認しておきます。
テレワーク（英: telework）あるいはテレコミューティング（英: telecommuting）とは、勤労形態の一種で、情報通信技術（ICT、英: Information and Communication Technology）を活用し時間や場所の制約を受けずに、柔軟に働く形態をいう。「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語[1]。また、テレワークで働く人をテレワーカーと呼ぶ。
ウィキペディア
https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%86%E3%83%AC%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF
ウィキペディアに書いてあるテレワークの定義の要素を少し整理します。テレワークとは、時間や場所による制約を受けないで働くこと。そしてそのためにICT（情報通信技術）を使う勤務形態のことです。「時間や場所による制約を受けない」ことが重要なポイントとなります。
合わせて、テレワークのメリットとデメリットについては以下の記事で書いていますので参考にしてください。
リモートワークのメリットとデメリットにてついて実体験に基づいて解説します。リモートワークは「働き方改革」の本命施策ですがなかなか進まないには理由があります。
テレワークのやり方
ここではテレワークのやり方について解説します。テレワークとは遠隔地から働くことであり、時間や場所にとらわれずに働くことを意味するという点は先ほど確認しました。遠隔から場所や時間にとらわれずに働くためにはいろいろと工夫が必要です。ここでは工夫すべき点を踏まえてテレワークのやり方について解説します。
テレワークのやり方自体は単純
テレワークのやり方そのものは単純です。必要な情報にアクセスして操作できる端末を用意し、オフィス以外の場所から働く。基本的にはこれだけです。
テレワークを最大限活かすには工夫が必要
一方で、生産性を落とさずに、またはオフィスで働く以上の生産性をテレワークで発揮し生活の他の活動とのバランスも実現することで、会社にとっても働く人にとっても良い状態にするためにはいろいろと課題や注意点があります。
ここではテレワークの持ついいところを最大限生かすために必要な工夫や留意点について解説します。
労務管理・機器（ツール）・執務環境
Webでテレワークのやり方を検索すると一般社団法人テレワーク協会の「テレワーク導入のポイント」や総務省のテレワーク導入手順書が見つかります。これらの文書に書かれていることは基本的にテレワークをする上で注意すべき点や、企業側から見た体制の構築方法といった内容です。
参考：一般社団法人日本テレワーク協会 『テレワーク導入のポイント』
テレワーク導入のポイント
テレワーク導入にあたっては、労務管理方法、情報通信システム・機器、テレワーカーの執務環境の３つの側面から必要事項を検討することが大切です。
労務管理方法については、在宅勤務の場合、多くの企業では週に１・２日程度の実施が多いため、現行の労務管理ルールをあまり変更しない場合がほとんどです。
情報通信システム・機器については、情報セキュリティに配慮したシステムの導入が必要です。
在宅勤務時の執務環境については、就業者の健康に配慮した環境になっていること、情報の物理的セキュリティを確保できることが重要です。
一般社団法人日本テレワーク協会 『テレワーク導入のポイント』
なお、テレワーカー宅における通信環境や光熱費の経費負担については、会社負担を基調としつつ、あらかじめ、会社とテレワーカーで取り決めをしておくことが重要です。
https://www.japan-telework.or.jp/intro/point.html
参考：総務省 『情報セキュリティ担当者のためのテレワーク導入手順書』
これらの文書に書かれているセキュリティ面の注意や執務環境の整備、ツールの整備の他にも、テレワークをする上で絶対に留意すべき点がありますので次で解説します。
テレワークで本当に重要なのはコミット
先ほど書いたようにテレワークには様々な留意点や必要な道具がありその辺りのことは総務省などにより文書にまとめられています。しかしながら私個人としてテレワークをする上で最も大切だと思うことが他にあります。それは仕事へのコミットです。どれだけ労務管理に工夫をし、IT機器を整え、執務環境が一定の基準を満たしたとしても、仕事へのコミットが弱い場合にはテレワークによって企業と個人が最大限の成果を出すことは難しいからです。
テレワークをする上での仕事へのコミットについて例え話をします。小学生の頃、夏休みがありましたね。夏休みは結構長く、宿題もたくさん出ることが多いです。この宿題をいつどうやってやるかが問題です。担当の先生によっても違うと思いますが、ある程度いつどこでどうやってやるかは、私の学校の場合は個人に委ねられていました。
夏休みが始まる少し前のタイミングで夏休みの宿題が配られると、夏休みは思いっきり遊びたかった私は、夏休みの宿題を夏休みが始まる前の授業中に必死にこなし、自由研究など以外のワークっぽいものはおおよそ夏休みが始まってから１週間以内には終えていました。この時、私の中では宿題へのコミットメントが高かったというよりは、「夏休みには心おきなく最終日まで思いっきり遊ぶ」ということのコミットメントが強かったことが、宿題を早く終わらせるという行動を支えていました。
夏休みの最後になっても宿題が全く終わってない人がいましたが、おそらくその人は宿題を終わらせるためのモチベーションとなるコミット対象がなかったのだと思います。
夏休みの宿題には、モノと道具（鉛筆と消しゴム）さえあればいつでもどこでもできるというテレワークとの共通点があるため、同じようなことが言えるのでは？と思うのです。
テレワーク全般のメリットとデメリットを下記記事にまとめていますのでこちらも参考にしてみてください。
リモートワークのメリットとデメリットにてついて実体験に基づいて解説します。リモートワークは「働き方改革」の本命施策ですがなかなか進まないには理由があります。
テレワークでは定期的に身体を動かそう
テレワークの意外な注意点として上げたいのが身体を意識的に動かそうということです。テレワークでは自由に場所を選んで仕事ができるのですが、快適な環境を作り仕事に没頭するあまり身体を動かすのを忘れてしまうことがあるのです。私だけかもしれませんが・・・
身体を動かさないと血流も悪くなって体にも頭にもよくないので、たまに身体を意図的に動かすようにしましょう。身体を動かす点もそうですが、テレワークはいろいろな自由度が高くなるので自分でコントロールする必要があるのが増えるため、自己管理や自律が重要なキーワードとなります。
テレワークにまつわる様々な課題と対策については下記の記事にまとめていますのでそちらも参考にしてください。
テレワーク・リモートワークの種類や課題と対策について、私の実体験も交えながら解説しています。在宅勤務、お店やアウトドアでの勤務など種類別に課題と対策を解説します。テレワーク・リモートワークが初めての方やこれからやってみようという方に特におすすめです。
テレワークに必要なもの
ここではテレワークをするために用意する必要がある主なツール等について解説します。
働くための場所と仕事をする環境
テレワークでは、場所がオフィスから離れていたとしても、働く時間がいつであっても仕事の成果を出すことが大切です。
働くには働く人が働く場所が必要です。ただ、ここで言う「働く場所」は会社と同じようなオフィススペースを用意しようと言うことではありません。オフィスと同等の条件の場所は見つかりにくいことに加え、仕事をする間の中のそれは用意する必要がないものです。
仕事には多くのプロセスが含まれます。仕事に含まれる各プロセスに合った適切な「働く場所」を用意すればテレワークは可能です。電話で同僚と話したりオンライン会議をしたりする機会もあるため、働く場所はある程度集中力や静かさを保つことができるプライベーな空間があるといいでしょう。
また実際に働く場所に設置する机や椅子も重要です。私の場合はオフィスよりかなり快適に作業ができる環境を自宅に整えています。例えば、自分の体型にあっていて疲れにくい机や椅子、細かな字を読まなくても済む大きなディスプレイなどを用意しています。これらの環境を整えることで、少なくとも作業系の仕事であればオフィスに行くよりもはるかに効率的にかつ疲れずに仕事を進めることが可能です。
業務で使えるパソコン
テレワークをする多くの場合、その仕事はホワイトカラーの仕事であることが多いと思います。仕事内容によってはノートと筆記用具で進められる場合もありますが、成果物を作成したり作った成果物を同僚に共有したりする場合に電子データを扱うことになるため、パソコンが必要なことも多いです。
業務で使うパソコンはどんなものでも良いということはありません。業務で大量のデータを扱ったり複雑な計算をしたりする場合など、処理のために高いスペックが必要となることもあるからです。
さらに近年では、セキュリティの確保も一つの課題でありセキュリティ確保のための専用ソフトやファイアウォールの設定により処理に通常より高いスペックが必要となるといった事情もあります。
上にあげたような様々な要件をクリアできてホワイトカラーがベースとなる生産性を確保できるレベルのパソコン等の業務端末は、テレワーク実施においてインフラとして必須です。オフィスでオンサイトで業務をしないと処理速度や通信の速さやセキュリティが確保できないと言った状況ではテレワークの実施は難しくなってしまいます。
テレワークが時間と場所にとらわれない働き方であると考えると、パソコンは持ち運びができてタフさがあるものが望ましいです。
業務用の携帯電話（スマートフォン）
次に、業務用の携帯電話も必要です。コミュニケーションの手段としてはパソコンでできることもあるのですが音声通話が必要な場合やパソコンを開けない場合もあります。そんな場面でも多機能の携帯電話（主にスマートフォン）があればいろんな仕事が滞りなく進められます。
特にスマートフォンの場合はオフィス製品をはじめとして業務に使えるモバイルアプリも充実しており、ある程度はパソコンの代わりとなり得ます。
モバイルバッテリー
テレワークは場所にとらわれずに働く働き方です。場所を選ばずに働くには、パソコンやスマートフォンがいつでも充電できるよう、モバイルバッテリーを携帯することもおすすめです。
プライバシーフィルター
場所を気にせず仕事をするために必要なものとして、画面を正面以外から見ると見えないようにするプライバシーフィルターもあります。業務内容によっては外出先でやるべきでないものもありますが、外出先でできるものだとしてもできるだけ画面の内容が覗き込まれないようにするため、カフェなどで仕事するならプライバシーフィルターは必須です。
コミュニケーションアプリ
テレワークでは、オフィスで働くのに比べると同僚とのコミュニケーションが直接取れない分、コミュニケーションにも工夫が必要です。
遠隔で働いても生産性を落とさないためのツールとして、ZoomやSkypeなどのオンライン会議アプリやSlackなどのチャットツール、Wrikeなどのタスク管理ツールなど、コミュニケーションのための様々なアプリケーションもテレワークに欠かせなりツールと言えます。
まとめ
この記事では、テレワークのやり方と円滑なテレワーク実践のために必要なツール等について私自身の実体験も踏まえて解説しました。こちらの記事を参考により充実した仕事、より充実した生活を実現にむけてテレワークを実践してみてください。
